Pengertian dan Tujuan Penyusunan Laporan

Perpustakaan-Iqra.com - Setiap unit kerja termasuk perpustakaan, pada umumnya membuat laporan tertulis. Laporan tertulis ini dibuat berdasarkan laporan yang dibuat oleh setiap bagian atau sub bagian yang ada di perpustakaan.

Pengertian Laporan

Laporan merupakan alat bagi seorang pimpinan untuk menginformasikan atau memberikan masukan untuk setiap pengambilan keputusan yang diambilnya. Pada dasarnya laporan merupakan gambaran tentang apa yang telah terjadi, di mana kejadian tersebut berlangsung, bilamana kejadian itu terjadi dan mengapa hal itu terjadi, siapa yang bertanggungjawab terhadap sesuatu yang telah terjadi, serta bagaimana kejadiannya.

Arti Penyusunan Laporan

Penyusunan laporan adalah suatu kegiatan yang biasa dilakukan dalam lingkungan suatu pekerjaan. Penyusunan laporan merupakan bagian penting dalam suatu sistem informasi di setiap organisasi. Dalam membuat laporan sebaiknya pelapor berperan sebagai pembaca sehingga dapat menilai laporan yang disajikan apakah sudah baik dan dapat dimengerti atau belum. Misalnya penyusunan laporan pengunjung Perpustakaan Iqra setiap bulan.

Tujuan Penyusuna Laporan

Tujuan penyusunan laporan adalah untuk menjadikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Beberapa laporan berfungsi sebagai catatan tetap dan bisa juga berfungsi sebagai jawaban atas pertanyaan yang diajukan untuk memecahkan suatu permasalahan.

Pada umumnya laporan digunakan untuk menyampaikan tujuan yang bersifat umum sebagai berikut.

• Memantau dan mengendalikan suatu kegiatan.
• Memenuhi persyaratan.
• Mendokumentasikan kegiatan.
• Membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditentukan.
• Merupakan pedoman untuk persoalan tertentu.

Fungsi Laporan

• Pertanggungjawaban dan pengawasan.
• Penyampaian informasi.
• Bahan pengambilan keputusan.
• Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.
• Sebagai salah satu alat untuk membuat kerja sama, saling pengertian, dan koordinasi dengan bagian atau unit lain.

Syarat-Syarat Laporan

• Laporan harus langsung pada sasaran.
• Laporan harus benar.
• Laporan harus tegas dan konsisten.
• Laporan harus lengkap.
• Laporan harus tepat penerimaannya.
• Laporan harus tepat pada waktunya.

Tweet